Home office en tiempos de crisis y pandemia

- Nos encontramos en una situación compleja para todas las empresas, el avance del COVID-19 nos ha obligado a implementar en tiempo récord las medidas, metodologías de trabajo y herramientas colaborativas para lograr mantener las operaciones funcionando y así dar servicio a nuestros clientes.

La implementación del trabajo remoto o teletrabajo implica revisar una serie de procesos y actividades que deben tenerse en consideración.

Hoy queremos compartir con ustedes pasos y herramientas para poder hacer posible el teletrabajo en los puestos que lo permita, además de los riesgos que puede implicar:

Pasos

1. Identificar todas las aplicaciones o software que utiliza su organización; y de estos, ver de cuales se puede acceder desde internet directamente y cuáles no.
   
2. Determinar los canales de comunicación con los clientes, si ayer solo lo hacíamos vía correo y teléfono, ver que todos puedan acceder a sus anexos telefónicos vía remota y con acceso a sus correos.
   
3. Reconocer los procesos que no pueden pasar a modo remoto, y determinar si corresponde mantenerlos, con las condiciones de seguridad para los colaboradores y sus clientes.

Lo principal es identificar las brechas que debemos cubrir con alguna herramienta tecnológica o modificar los procesos para lograr mantener la operatividad, por un lado, y la seguridad de colaboradores y clientes.

En CRECIC hemos implementado esta modalidad para seguir conectados y pendientes de nuestros clientes, utilizando las distintas plataformas que hemos puesto a disposición:

Canales de Comunicación

• Mantener redes sociales monitoreadas (Facebook, Instagram y LinkedIn)
• Implementación de LiveChat

Gracias a nuestra alianza con ISL Online contamos con un LiveChat implementado desde nuestro sitio web, donde desde esa herramienta además podemos dar asistencia remota a nuestros clientes.

Trabajo colaborativo

Un punto importante para lograr esto es la posibilidad de que los documentos y archivos puedan ser abiertos desde diferentes lugares por las personas de la institución, esto lo podemos lograr con office 365 o Google Docs.

Nosotros hemos implementado Microsoft TEAMS plataforma que permite tener un único punto de integración y con ella puedes modificar documentos en tiempo real, realizar llamadas a todos los integrantes de la organización e incorporar múltiples plataformas en una misma pantalla, como el sistema de Ticket, controlador de versiones (gitlab), webex y más.

Adicionalmente, hemos usado Whatsapp como una herramienta de llamada por equipos rápida dado que en oportunidades no todos han instalado TEAMS en sus celulares .

Equipamiento (Hardware)

Otro punto muy importante y poco considerado por las empresas es contar con el equipamiento correcto para que sus trabajadores puedan realizar su trabajo de manera remota. Esto incluye laptops con las especificaciones técnicas para lograr realizar los trabajos y smartphones para asegurar la comunicación con ellos.

Networking

Muchas empresas y nos incluimos, aun utilizamos sistemas corriendo OnPremise (local) lo que significa que nuestros ingenieros deben buscar la manera que los usuarios puedan acceder a estos servicios, tradicionalmente se implementan VPN (Virtual Private Networks) lo que permite al usuario ingresar a la red de la empresa como si estuviera en su puesto de trabajo.

Otras soluciones interesantes que permiten disminuir los riesgos de seguridad de los cuales hablaré en el siguiente punto son:

• CITRIX
• VMWARE Workspace ONE

Seguridad

Y llegamos a uno de los puntos mas complejos, los equipos de TI no solo se deben preocupar de la seguridad interna y perimetral, si no de toda la infraestructura que se conecte hacia la empresa.

Los empleados pueden usar redes inalámbricas públicas, por lo tanto, la seguridad de los datos debe ser de extremo a extremo.

Solo contar con firewall y usar una VPN no resuelve el problema, adicionalmente nos debemos preocupar por los Endpoint, encriptación de la información, políticas de credenciales, virus y por último, pero más importante, el mismo usuario.

Como hemos podido ver la tecnología ya existe y la podemos implementar, pero debemos tomar los resguardos en las diferentes áreas.

Adicionalmente, en esto una de las mayores complejidades son las adopciones de estas tecnologías como lo podemos ver en el estudio de la Cámara de comercio de Santiago “El desafío hacia la transformación digital”.

Para el trabajo colaborativo anteriormente descrito, en el mercado nos encontramos con varias herramientas dependiendo de los trabajos a realizar, en CRECIC contamos con áreas dedicadas a apoyarte en el trabajo remoto: Mesa de Servicio, que incluye Desarrollo y mantención de software. Servicio Técnico especializado desde Santiago a Puerto Montt. Administración, contabilidad y finanzas. Bodega y Abastecimiento, entre otras.